Che si tratti di un evento esperienziale outdoor per un gruppo ristretto o di un classico congresso con centinaia di partecipanti, l’organizzazione di eventi aziendali rappresenta sempre una sfida, per l’event manager come per qualsiasi figura interna all’azienda.

Oltre alle classiche regole non scritte, imprescindibili per un evento organizzato perfettamente, quali: scegliere una location idonea, fare particolare attenzione al servizio ospitalità, prevedere un servizio transfer, curare l’aspetto grafico ed estetico, gestire la segreteria, non dimenticare i servizi e accessori, etc. ci sono altri aspetti da tenere in considerazione e che possono fare la differenza tra un evento memorabile e un flop.

Organizzazione eventi aziendali: come creare ricordi indelebili

Abbiamo chiesto a Sara, Project Manager di Maatmox, reduce da una convention di più di 400 invitati nazionali e internazionali, di condividere quali sono secondo lei gli elementi vincenti da tenere in considerazione per rendere i tuoi eventi aziendali memorabili.

  • Interattività
    Grazie ai nuovi strumenti online possiamo interagire con i nostri partecipanti nelle diverse fasi dell’evento. Prima dell’evento, possiamo utilizzare un questionario o un piccolo gioco coinvolgente che prepari le persone ai temi che verranno trattati. Dopo l’evento, può essere utile raccogliere dai partecipanti feedback e suggerimenti. Ad esempio, i nostri Project Manager usano Crowdsignal per la creazione e gestione di sondaggi che possono essere condivisi con i partecipanti tramite link e compilazione direttamente on-line.
    Durante il meeting stesso, invece, si possono prevedere quiz divertenti che tengano la platea sempre coinvolta e concentrata: l’applicazione Kahoot, ad esempio, permette di creare quiz a cui le persone possono partecipare in tempo reale utilizzando lo smartphone.
  • Sostenere le emozioni
    Negli eventi l’emozione gioca un ruolo fondamentale: è quella cosa che non vedi e non puoi pianificare, ma con un po’ di attenzione può essere cercata e guidata da chi cura l’organizzazione degli eventi aziendali. Creare un piccolo slideshow (un video composto da foto in successione con una musica in sottofondo) da proiettare alla fine dell’evento è sicuramente un modo molto efficace per ancorare i ricordi. Permette di imprimere nella mente dei partecipanti quanto è stato vissuto durante le giornate di meeting, lasciandoli con la voglia di rivivere le stesse emozioni.
  • I partecipanti non sono robot
    Non bisogna convincersi che le persone possano staccare i contatti con il resto del mondo e dedicarsi interamente all’evento. Spesso gli imprenditori richiedono ai loro dipendenti massima attenzione e partecipazione, ma sappiamo bene che c’è chi ha una famiglia da seguire, clienti a cui rispondere etc.
    Può essere utile quindi prevedere delle postazioni per ricaricare il cellulare e delle pause ripetute, per permettere ai partecipanti di riposare. Non è necessario un coffee break ogni ora, ma un’unica pausa durante una mattinata di lavoro potrebbe essere troppo poco.
    Sforzarsi di vedere l’evento attraverso gli occhi dei partecipanti dimostrando attenzione per le loro esigenze aumenta l’engagement e la ricettività del messaggio che gli organizzatori vogliono trasmettere.
  • Esserci…sempre e comunque
    All’avvicinarsi dell’evento, i partecipanti vengono assaliti dai dubbi: sulla location, sugli orari, persino su cosa indossare. Scrivono mail, telefonano, a volte contattano l’event manager anche tramite Whatsapp: insomma, hanno bisogno di essere condotti per mano fino al giorno dell’evento – così come durante tutto il suo svolgimento.
    Essere presenti e disponibili sempre e comunque, rispondendo alle telefonate, alle mail e ai messaggi in modo tempestivo e sempre cordiale, contribuisce senza dubbio a lasciare un ottimo ricordo nella mente dell’ospite.

Una chicca: attraverso semplici tecniche di memoria, è possibile imparare a memorizzare i nomi delle persone che incontriamo. Chiamare i partecipanti con il proprio nome anziché rivolgersi a loro in maniera impersonale dimostra un’attenzione particolare e può fare la differenza.

Segui queste 4 semplici regole da pro e potrai rendere il tuo evento aziendale un’esperienza memorabile!

Share
This